Las aplicaciones web de ofimática

 ¿Qué son las herramientas ofimáticas? ¿Cuáles conoces?

Las herramientas de ofimática son un conjunto de técnicas, aplicaciones y programas informáticos que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos y tareas relacionados. Esas herramientas (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, agenda…) suelen presentarse en paquetes de programas conocidos como “suites de oficina u ofimática”. 

En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, está Open Office, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. 

Las suites ofimáticas suelen incluir las siguientes herramientas:

• Procesador de textos. Ej: Word de Microsoft, Libre Office Writer, etc.
• Hoja de Cálculos. Ej: Excel de Microsoft, Libre Office Calc, etc.
• Programa para presentaciones. Ej: PowerPoint de Microsoft, Libre Office Impress, etc.
• Gestor de datos. Ej: Access de Microsoft, etc.
• Herramienta de diagramas. Ej: Visio de Microsoft, etc.

Hay dos tipologías relevantes en cuanto a las suites de ofimática se refiere: 

• Soluciones de Escritorio: Es la solución tradicional que están instaladas directamente en los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo: Microsoft Office y Open Office.
• Soluciones online: Están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de internet, y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc, como si estuviesen en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365.

¿Qué diferencia a las herramientas ofimáticas tradicionales de las online?

Las herramientas ofimáticas tradicionales se conectan a una red local o también pueden funcionar offline. Es necesario realizar la instalación software en el ordenador y se caracteriza por tener una amplia variedad de diseños de documentos.

Las herramientas ofimáticas en línea necesitan únicamente de internet para disfrutar de sus funciones mediante un servicio en la nube. No es necesario realizar una instalación completa del software en el ordenador, se puede acceder a los documentos desde cualquier otro dispositivo con conexión a internet y tiene opciones de diseño de documentos restringidos (en comparación con la suite ofimática en escritorio).

¿Qué ventajas nos proporcionan las herramientas ofimáticas online?

• Las herramientas ofimáticas online nos ofrecen una serie de ventajas como su capacidad de poder usarlas en cualquier lugar. 

• Tampoco requieren de hacer actualizaciones en los clientes ya que están en línea y se actualizan automáticamente en la nube. 

• También dejamos de tener problemas de compatibilidad entre versiones ya que todos los usuarios usan la misma versión.

• Se centralizan los respaldos, ya que las copias de seguridad, etc se realizan en la nube. 

• No necesita instalar nada en el cliente ya que todo esta en la web.

• Tampoco obligan a usar un determinado sistema operativo, ya que mientras tengas conexión a internet es suficiente para poder usarlas.

• Todas las herramientas se gestionan desde una misma plataforma y con una compatibilidad máxima.

• Permiten publicas nuestros archivos en internet.

• Tenemos acceso online a contenidos, etc.

¿Qué inconvenientes de las herramientas ofimáticas tradicionales nos ayudan a superar las online?

Los inconvenientes de las herramientas de ofimáticas tradicionales son:

• Requieren de instalación en cada ordenador donde las queramos utilizar.
• Generalmente algunas se realizan para un sistema operativo en concreto.
• Si sale una actualización de las mismas tenemos que actualizarlas en cada ordenador donde las tengamos instaladas.
• En las herramientas ofimáticas online podemos correr riesgos de que si ocurre algún fallo eléctrico, algún virus, se nos caduque la licencia, etc, podamos perder información o que no podamos utilizar las herramientas ofimáticas, cosa que no pasa con las herramientas online.
  

¿Qué riesgos o inconvenientes ves en el uso de las herramientas ofimáticas online? 

En las herramientas ofimáticas online podemos encontrar varios inconvenientes, como pueden ser los siguientes:

• Las opciones online no son tan potentes como las de escritorio. Las herramientas ofimáticas online son muy buenas pero las herramientas de escritorio por lo general son mas completas en cuanto a herramientas, etc.
• La compatibilidad de documentos no está 100% asegurada, sobre todo con Microsoft Office, aunque es bastante alta.
• Dependemos de los servidores del servicio y de una conexión a Internet para acceder a tus documentos, cosa que las herramientas de escritorio no tienen problema porque pueden usarse cuando se necesiten.
• El rendimiento estará limitado por la conexión a internet y el navegador utilizado.
• No tenemos espacio de almacenamiento que queramos como en las herramientas de escritorio, dispondremos de un espacio de almacenamiento gratuito ofrecido y a partir de ahí deberemos de pagar si queremos mas almacenamiento.

¿Qué herramienta ofimática online usarías para llevar a cabo tus trabajos? ¿Por qué?

La herramienta ofimática que yo utilizaría y utilizo seria la suite ofimática de Google Drive. Esta suite ofimática es bastante completa y sencilla de utilizar aparte de la gran cantidad de funcionalidades que tiene y la fiabilidad de sus servidores ya que va con los servidores de Google y estos son muy fiables. Aparte Google Drive ofrece un espacio de almacenamiento gratuito de 15GB que es bastante mas que su competencia Office 365. 

Google Drive incluye un procesador de texto, editor de hojas de cálculo, creador de presentaciones, creador de formularios y dibujo vectorial; aunque permite añadir nuevas funciones mediante extensiones y aplicaciones de la Chrome Web Store.

También Google Drive ofrece la posibilidad de editar documentos desde cualquier dispositivo ya sea desde el escritorio por su pagina web, desde un móvil o desde una tablet por medio de su aplicación en Google Play Store, además, es capaz de importar y exportar documentos al formato de Microsoft Office y PDF, entre otros.

Webgrafía

• https://smartpeme.depo.gal/documents/10180/251588/Herramientas+ofimáticas/9b1a4a07-fe7d-4eb9-9ee6-efad00ec71f9;jsessionid=16BCE74C0471D03CD11294C72BEBC6F4?version=1.0
• https://blog.mdcloud.es/suite-ofimatica-caracteristicas-tipos-ventajas-desventajas/#Tipos_de_paquetes_ofimaticos
• https://www.internetya.co/aplicaciones-web-vs-escritorio-2/
• https://www.technodyan.com/la-ofimatica-en-la-nube/#Que_es_la_ofimatica_en_la_nube